Bartholomeus Gasthuis

Bestuurssecretaris - Bartholomeus Gasthuis (vervuld)

Korte beschrijving

Het Bartholomeus Gasthuis zoekt een verbindende bestuurssecretaris met een sterke maatschappelijke betrokkenheid. Als sparringpartner voor de bestuurder en het College van Regenten (zoals de Raad van Toezicht hier heet) draag jij bij aan een warme, professionele zorgomgeving in één van de oudste gasthuizen van Nederland. Met jouw talent voor organisatie en communicatie sla jij een brug tussen het verleden en de toekomst. Klaar om een verschil te maken? Reageer nu!

Bestuurssecretaris

(24-28 uur, Utrecht)

Functieomschrijving

Als bestuurssecretaris bij het Bartholomeus Gasthuis ben jij de spil in de ondersteuning van de bestuurder, het College van Regenten (RvT) en aanpalende stichtingen. Je zorgt voor de voorbereiding en opvolging van vergaderingen, bewaakt governance en houdt toezicht op de naleving van wet- en regelgeving. Je werkt nauw samen met het managementteam en draagt bij aan de ontwikkeling en implementatie van strategisch en tactisch beleid. Door jouw advies kan er adequaat, flexibel en doelmatig geopereerd worden, wat resulteert in de best mogelijke zorg en dienstverlening.

Positionering

Als bestuurssecretaris maak je deel uit van de afdeling Bestuur en ben je een cruciaal lid van het managementteam. Je werkt in een dynamische omgeving waar de functies van management en ondersteuning samenkomen, binnen een hecht team van circa 20 collega’s.
Je geeft leiding aan het bestuurssecretariaat, de medewerker communicatie, de functionaris kwaliteit en beleid en de geestelijk verzorger (in totaal 4 medewerkers). Je richt je op diverse aandachtsgebieden, waaronder kwaliteit, communicatie, beleids- projectondersteuning, geestelijke verzorging en het secretariaat van het bestuur en het College van Regenten.
Werken bij het Bartholomeus Gasthuis betekent opereren over meer niveaus heen: operationeel, tactisch en strategisch. Jij bent de schakel die ervoor zorgt dat alle lagen van onze organisatie soepel samenwerken, wat jou een essentiële rol geeft in het realiseren van de organisatiedoelen. Als bestuurssecretaris leg je direct verantwoording af aan de bestuurder.

Taken en verantwoordelijkheden:

•   Als bestuurssecretaris voor de bestuurder van de stichting Bartholomeus Gasthuis en het College van Regenten fungeer je als sparringpartner en ben jij de essentiële schakel die alles in goede banen leidt.
•   Jij zorgt voor de voorbereiding, het verloop- en uitwerking van vergaderingen, inclusief het bepalen van de agenda in overleg met de bestuurder en de voorzitter van het College van Regenten, het opstellen van periodieke bestuursverslagen en het monitoren van actiepunten.
•   Je houdt de governance van de stichting scherp in de gaten en zorgt voor de naleving van relevante wet- en regelgeving.
•   Je bereidt jaargesprekken voor en begeleidt wijzigingen in de samenstelling van het College van Regenten.
•   Als lid van het managementteam heb je een cruciale rol in het creëren van randvoorwaarden voor een optimale (meer) jarenplanning en PDCA-cyclus en bewaak je de voortgang hiervan.
•   Je stelt jaardocumenten op, zoals het jaarverslag en het jaarplan.
•   Je bent een toegankelijke sparringpartner voor collega’s op het gebied van communicatie, kwaliteit en beleid.
•   Wanneer nodig, stel je heldere (beleids)documenten op of werk je hieraan mee, zoals de strategische visie, belangrijke berichtgeving aan cliënten en enquêtes.
•   Je bewaakt en archiveert documenten, met oog voor hun historische waarde.

Wie ben jij?

Als bestuurssecretaris ben je je bewust van de verschillende petten die je draagt en blijf je rolzuiver. Je werkt gestructureerd en kunt goed prioriteiten stellen, zonder mens en flexibiliteit uit het oog te verliezen.

Als bestuurssecretaris beschik je in elk geval over de volgende kennis en ervaring:
•   Academisch werk- en denkniveau, met kennis van governance. Juridische kennis is een pré.
•   Meerjarige relevante werkervaring (bij voorkeur als secretaris of bestuursadviseur).
•   Ervaring met beleidsontwikkeling en strategische advisering.
•   Ervaring in de zorg of kennis van relevante regelgeving in de zorg.
•   Ervaring met leidinggeven is een pré.

Daarnaast herken je jezelf in de volgende competenties:
•   Omgevingsbewustzijn: op de hoogte zijn van relevante maatschappelijke, politieke en vakinhoudelijke ontwikkelingen en trends en deze kennis benutten ten behoeve van de eigen organisatie.
•   Organisatiesensitiviteit: bewust zijn van de effecten van keuzes, besluiten en/of activiteiten op de gehele organisatie en onderdelen daarvan.
•   Voortgangscontrole: de voortgang van processen, taken of activiteiten van medewerkers en de eigen werkzaamheden en verantwoordelijkheden bewaken.
•   Initiatief: Kansen creëren of problemen signaleren en ernaar handelen zonder af te wachten.
•   Samenwerken: Op effectieve wijze (mee)werken aan een gezamenlijk resultaat, ook wanneer het niet direct een persoonlijk belang dient.
•   Communicatieve vaardigheden: ideeën en meningen in begrijpelijke taal aan anderen zowel mondeling als schriftelijk duidelijk kunnen maken.

Organisatie

Het Bartholomeus Gasthuis is veel meer dan een zorginstelling; het is een plek waar historie, zorg en gastvrijheid samenkomen. Sinds 1367 biedt het gasthuis een warme en professionele omgeving aan bewoners en gasten, en dat doen we door eigentijds en eigenzinnig te zijn en te blijven.

De historische doelstelling is nog steeds actueel en vormt de basis van alles wat het gasthuis doet: een gastvrije plek zijn voor ouderen. Dit voel je wanneer je komt of werkt in het historische en monumentale gebouw in het hart van Utrecht. Het is een kleine, zelfstandige speler in de ouderenzorg, maar wel één met meer dan 650 jaar ervaring. Dit is het ultieme bewijs dat het met de tijd meegaat! Bekijk de kernwaarden maar eens.

In het gasthuis komt veel samen: wonen, ouderenzorg in al haar facetten, ontmoetingen en activiteiten, genieten van eten en drinken, mooie optredens, vieren, en gezond en fit ouder worden. Het is een kleurrijke combinatie van functies binnen een kleine organisatie met grote ambities. Bijna 200 collega’s en zo’n 130 vrijwilligers werken samen om deze visie werkelijkheid te maken.

Arbeidsvoorwaarden

Bartholomeus Gasthuis biedt een contract voor 12 maanden met de intentie om dit om te zetten naar onbepaalde tijd. Het betreft hier een parttimefunctie (minimaal 24-28 uur per week). Bartholomeus Gasthuis is een eigentijdse werkgever op een historische plek en biedt je eigentijdse arbeidsvoorwaarden. In dit geval een arbeidsovereenkomst in bandbreedte van schaal FWG 60-70 van de CAO Verpleeg-, Verzorgingshuizen, Thuiszorg en Jeugdgezondheidszorg (VVT).

Procedure

Bij de werving en selectie laat Bartholomeus Gasthuis zich bijstaan door het bureau ADJ. Een referentiecheck en diplomacheck maken deel uit van deze procedure, een assessment kan hier ook deel van uitmaken. Solliciteren kan via onderstaande solliciteerknop/de website van ADJ.

ADJ gelooft in de kracht van verschillende achtergronden en perspectieven. Daarom nodigen wij kandidaten die hieraan een bijdrage leveren van harte uit te reageren.
Jouw reactie, voorzien van motivatiebrief en CV, zien wij graag zo spoedig mogelijk doch uiterlijk 24 juni tegemoet.

Voorlopige planning:

•   Oriënterende gesprekken bij ADJ (Utrecht): week 26/27
•   Eerste gespreksronde bij het Bartholomeus Gasthuis: 16 juli tussen 9:00 – 13:00.
•   Tweede gespreksronde bij het Bartholomeus Gasthuis: 23 juli tussen 10:00 – 12:00
•   Gesprek over arbeidsvoorwaarden: week 30/31